كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالفواتير؟
إدارة الفواتير هي مسألة أساسية للتجار الصغار، حيث لها تداعيات ضريبية ومحاسبية وقانونية. في هذه المقالة، سنتناول الأسباب التي تجعل من الضروري الاحتفاظ بالفواتير، والفترات الزمنية للاحتفاظ، والأشكال المناسبة، والأدوات المستخدمة لتسهيل إدارة الفوترة.
لماذا يجب الاحتفاظ بالفواتير؟
أدلة في حالة النزاع
تعتبر الفواتير أدلة في حالة النزاع مع عميل أو مورد. فهي تتيح تبرير تقديم خدمة، أو تسليم منتج، أو المبلغ المستحق.
متابعة المعاملات
تساعد الفواتير في تتبع تاريخ المعاملات التجارية، وتحليل أداء التجارة، ووضع توقعات مالية. تعتبر صناديق النقد أداة رئيسية لتسجيل ومتابعة هذه المعاملات.
الالتزامات الضريبية والمحاسبية
الاحتفاظ بالفواتير هو التزام قانوني للتجار في معظم البلدان، حيث تعتبر بمثابة أدلة على المعاملات التجارية وتستخدم لتبرير الإيرادات والمصروفات المصرح بها لدى السلطات الضريبية. كما تسمح بالتحقق من توافق القيود المحاسبية.
ما هي فترة الاحتفاظ بالفواتير؟
تعتمد فترات احتفاظ بالفواتير على التشريعات في كل بلد. في فرنسا، على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بفواتير البيع والشراء، وكذلك تلك المرتبطة بالأصول، لمدة 10 سنوات بدءًا من إغلاق السنة المالية المعنية. في المغرب، يجب أيضًا الاحتفاظ بنفس أنواع الفواتير لمدة 10 سنوات، ولكن اعتبارًا من تاريخ إصدار الفاتورة. من الضروري للتجار معرفة الفترات الزمنية الخاصة بدولتهم والامتثال لهذه المتطلبات القانونية. يساعد ذلك في تجنب المشاكل أثناء عمليات التدقيق الضريبي وتوفير الأدلة في حالة النزاع مع العملاء أو الموردين.
ما الشكل الذي يجب الاحتفاظ به في الفواتير؟
شكل مطبوع
يجب الاحتفاظ بالفواتير المطبوعة في مكان آمن ومنظم جيدًا. يُنصح بترتيبها وفقًا للتاريخ أو المواضيع لتسهيل الوصول إليها.
شكل رقمي
تتيح رقمنة الفواتير توفير المساحة وتسهيل البحث عنها. تمتلك الفواتير الرقمية نفس القيمة القانونية كالفواتير المطبوعة، بشرط أن تفي بمتطلبات إدارة الضرائب (السلامة، وقابلية القراءة، والوصول). من المهم نسخ فواتيرك الرقمية بانتظام على وسائط تخزين خارجية والاحتفاظ بنسخة في مكان آمن.
ما هي الأدوات للاحتفاظ بالفواتير؟
مجلدات وأرشيفات
تعتبر المجلدات والأرشيفات أدوات بسيطة وفعالة لتنظيم والاحتفاظ بالفواتير المطبوعة. فهي تتيح تجميع الفواتير حسب الموضوع أو الفترة الزمنية وتحميها من الأضرار (الرطوبة، والتمزقات، إلخ).
برامج إدارة الفوترة
تساعد برامج إدارة الفوترة في إنشاء وإرسال ومتابعة الفواتير، بالإضافة إلى رقمنة وأرشفة الوثائق. كما توفر ميزات تقارير وتحليل لتحسين الإدارة المالية للتجارة. توجد العديد من الحلول في السوق، التي تناسب احتياجات التجار الصغار (QuickBooks، FreshBooks، Zoho Invoice، إلخ). يمكن دمج بعض البرامج مع صناديق النقد لتسهيل إدارة المعاملات والفواتير.
خدمات التخزين عبر الإنترنت (السحابة)
تتيح خدمات التخزين عبر الإنترنت، مثل Google Drive، وDropbox، أو Microsoft OneDrive، الاحتفاظ والوصول إلى فواتيرك الرقمية من أي جهاز متصل بالإنترنت. توفر هذه الخدمات ميزات المشاركة، والبحث، والنسخ الاحتياطي التلقائي، ولكن من المهم التحقق من امتثالها للمتطلبات القانونية المتعلقة بالاحتفاظ بالفواتير.
أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (GED)
تساعد أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية على مركزية وتنظيم جميع مستندات الشركة، بما في ذلك الفواتير الرقمية. تسهل العثور على الوثائق والوصول إليها والنسخ الاحتياطي لها، ويمكن دمجها مع برامج إدارة أخرى (المحاسبة، CRM، إلخ) لتحسين الكفاءة التشغيلية.
يعد الاحتفاظ بالفواتير قضية حيوية للتجار الصغار. من الضروري الامتثال للفترات القانونية للاحتفاظ، واختيار الشكل المناسب، واستخدام الأدوات الملائمة لتسهيل إدارة وأرشفة الفواتير. باتباع نصائح هذه المقالة، ستتمكن من تحسين إدارة الفوترة الخاصة بك، وتجنب المشاكل أثناء عملية التدقيق الضريبي، وبالتالي التركيز على تطوير نشاطك التجاري.