كيف يمكن إدارة المخزون على إكسل؟
ضمان إدارة المخزون بشكل فعّال هو أمر أساسي لعمل التجارة بنجاح. من خلال التحكم في تدفقات المخزون، يمكنكم تجنب المشاكل الشائعة مثل نفاد المخزون والتكاليف المتعلقة بالزيادة في المخزون. يعد Microsoft Excel، أداة متعددة الاستخدامات وشائعة الاستخدام، وسيلة مريحة لإدارة مخزونكم بشكل منظم ودقيق. في هذه المقالة، اكتشف كيف يمكنكم الاستفادة من Excel لوضع نظام إدارة مخزون مخصص، مناسب للاحتياجات المحددة لتجارتكم.
الخطوة 1: إنشاء جدول أساسي
ابدأ بفتح مصنف Excel جديد وأنشئ جدولًا بالأعمدة التالية:
مرجع المنتج (ID)
اسم المنتج
الفئة
الكمية في المخزون
سعر الوحدة
القيمة الإجمالية للمخزون
املأ هذا الجدول بمعلومات حول منتجاتكم ومخزونها الحالي.
الخطوة 2: إضافة الصيغ
لتسهيل إدارة وتحليل مخزونكم، من المهم إضافة صيغ. على سبيل المثال، لحساب القيمة الإجمالية لمخزون منتج، قوموا بضرب الكمية في المخزون بسعر الوحدة. في عمود "القيمة الإجمالية للمخزون"، أدخلوا الصيغة "=D2*E2" (لأول صف بيانات) ومددوها إلى الصفوف الأخرى في الجدول.
الخطوة 3: إنشاء جدول لحركات المخزون
في ورقة جديدة من المصنف، أنشئ جدولًا لتسجيل حركات المخزون (الدخول والخروج). يجب أن يحتوي هذا الجدول على الأعمدة التالية:
التاريخ
مرجع المنتج (ID)
اسم المنتج
نوع الحركة (دخول أو خروج)
الكمية
سعر الوحدة
القيمة الإجمالية للحركة
في كل مرة تحدث فيها حركة مخزون، سجل المعلومات المناسبة في هذا الجدول.
الخطوة 4: تحديث المخزون تلقائياً
لكي يكون نظام إدارة المخزون الخاص بكم فعالًا، من المهم تحديث معلومات المخزون تلقائيًا. للقيام بذلك، أنشئ صيغة تقوم بتحديث الكمية في المخزون في الجدول الأساسي بناءً على الحركات المسجلة في جدول حركات المخزون.
في عمود "الكمية في المخزون" من الجدول الأساسي، أدخل الصيغة التالية لأول صف بيانات: "=SUMIFS(Feuil2!E:E,Feuil2!B:B,A2,Feuil2!D:D,"دخول")-SUMIFS(Feuil2!E:E,Feuil2!B:B,A2,Feuil2!D:D,"خروج")". عدّل هذه الصيغة للصفوف الأخرى من الجدول واستبدل "Feuil2" باسم الورقة التي تحتوي على جدول حركات المخزون.
الخطوة 5: تصور وتحليل البيانات
لتسهيل تحليل بيانات مخزونكم، يمكنكم استخدام ميزات الفرز والتصفية وإنشاء الرسوم البيانية في Excel. على سبيل المثال، يمكنكم فرز منتجاتكم حسب الفئة أو الكمية في المخزون أو القيمة الإجمالية. يمكنكم أيضًا إنشاء رسوم بيانية لتصور تطور المخزون أو توزيع فئات المنتجات.
لإنشاء رسم بياني، حدد البيانات التي ترغبون في تمثيلها (مثل الفئة والقيمة الإجمالية للمخزون)، ثم انقر على علامة التبويب "إدراج" واختر نوع الرسم البياني المطلوب (مثل الرسم البياني العمودي أو الدائري).
الخطوة 6: إدارة تنبيهات المخزون
قد يكون من المفيد إعداد تنبيهات لإعلامكم عندما يكون مخزون منتج ما منخفضًا أو نفد. لتحقيق ذلك، أضف عمود "حد التنبيه" في جدولكم الأساسي وحدد الحدود الدنيا لكل منتج.
بعد ذلك، استخدم التنسيق الشرطي لتسليط الضوء على المنتجات التي يكون مخزونها أقل من حد التنبيه. حدد عمود "الكمية في المخزون"، انقر على علامة التبويب "الصفحة الرئيسية"، ثم على "التنسيق الشرطي" واختر "قاعدة جديدة". حدد "استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي يجب تنسيقها"، وأدخل الصيغة "=D2<=G2" (بافتراض أن العمود G يحتوي على حدود التنبيه). ثم اختر تنسيقًا (مثل تعبئة بلون) لتسليط الضوء على الخلايا المعنية.
إن إدارة المخزون باستخدام Excel هي وسيلة بسيطة وفعّالة لمتابعة وتحليل حركات بضائعكم. من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء نظام إدارة مخزون يتناسب مع شركتكم، مما سيساعدكم على تحسين التكاليف وتجنب نفاد المخزون. لا تنسوا تحديث البيانات بانتظام وضبط حدود التنبيه استنادًا إلى تطور أعمالكم.
إذا كنتم ترغبون في الوصول إلى مستوى أعلى في إدارة المخزون، يمكنكم التفكير في استخدام نظام نقدي. سيوفر هذا النظام تكاملًا أعمق لبيانات المبيعات والمخزون، مما يautomates العملية بشكل أكبر ويقدم رؤية أكثر دقة وفعالية لمخزونكم.