¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
La gestión de facturas es una preocupación esencial para los pequeños comerciantes, ya que tiene implicaciones fiscales, contables y legales. En este artículo, abordaremos las razones por las cuales es crucial conservar las facturas, los plazos de conservación, los formatos apropiados y las herramientas a utilizar para facilitar la gestión de la facturación.
¿Por qué conservar las facturas?
Pruebas en caso de litigio
Las facturas sirven como prueba en caso de litigio con un cliente o proveedor. Permiten justificar la realización de un servicio, la entrega de un producto o el monto adeudado.
Seguimiento de las transacciones
Las facturas permiten seguir el historial de las transacciones comerciales, analizar el rendimiento del comercio y establecer previsiones financieras. Las cajas registradoras son una herramienta clave para registrar y rastrear estas transacciones.
Obligaciones fiscales y contables
Conservar las facturas es una obligación legal para los comerciantes en la mayoría de los países, ya que constituyen pruebas de transacciones comerciales y sirven para justificar los ingresos y gastos declarados ante las autoridades fiscales. También permiten verificar la conformidad de los asientos contables.
¿Cuál es el plazo de conservación de las facturas?
Los plazos de conservación de las facturas dependen de la legislación de cada país. En España, por ejemplo, las facturas de venta y compra, así como las relacionadas con activos fijos, deben conservarse durante 10 años a partir de cierre del ejercicio correspondiente. En Marruecos, estos mismos tipos de facturas también deben ser conservados durante 10 años, pero a partir de la fecha de emisión de la factura. Es crucial que los comerciantes se informen sobre los plazos de conservación específicos de su país y cumplan con estos requisitos legales. Esto permite evitar problemas durante las auditorías fiscales y contar con pruebas en caso de litigio con clientes o proveedores.
¿En qué formato deben conservarse las facturas?
Formato papel
Las facturas en papel deben conservarse en un lugar seguro y bien organizado. Se aconseja clasificarlas por orden cronológico o temático para facilitar su consulta.
Formato digital
La digitalización de las facturas permite ahorrar espacio y facilitar su búsqueda. Las facturas digitalizadas tienen el mismo valor legal que las facturas en papel, siempre que cumplan con los requisitos de la administración fiscal (integridad, legibilidad y accesibilidad). Es crucial realizar copias de seguridad de forma regular de las facturas digitalizadas en un soporte externo y conservar una copia en un lugar seguro.
¿Qué herramientas se pueden utilizar para conservar las facturas?
Carpetas y archivos
Las carpetas y archivos son herramientas simples y efectivas para organizar y conservar las facturas en papel. Permiten agrupar las facturas por tema o período y protegerlas contra daños (humedad, rasgaduras, etc.).
Software de gestión de facturación
Los softwares de gestión de facturación facilitan la creación, el envío y el seguimiento de facturas, así como la digitalización y el archivo de documentos. También ofrecen funcionalidades de informes y análisis para optimizar la gestión financiera del comercio. Existen varias soluciones en el mercado, adaptadas a las necesidades de los pequeños comerciantes (QuickBooks, FreshBooks, Zoho Invoice, etc.). Algunos softwares incluso pueden integrarse con cajas registradoras para facilitar la gestión de transacciones y facturas.
Servicios de almacenamiento online (nube)
Los servicios de almacenamiento online, como Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive, permiten conservar y acceder a sus facturas digitalizadas desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Estos servicios ofrecen funcionalidades de compartición, búsqueda y respaldo automatizado, pero es importante verificar su conformidad con los requisitos legales en materia de conservación de facturas.
Sistemas de gestión electrónica de documentos (GED)
Los sistemas de gestión electrónica de documentos permiten centralizar y organizar todos los documentos de la empresa, incluidas las facturas digitalizadas. Facilitan la búsqueda, acceso y respaldo de los documentos, y pueden integrarse con otros softwares de gestión (contabilidad, CRM, etc.) para mejorar la eficiencia operativa.
La conservación de las facturas es un tema crucial para los pequeños comerciantes. Es esencial respetar los plazos legales de conservación, elegir el formato apropiado y utilizar las herramientas adecuadas para facilitar la gestión y archivo de facturas. Siguiendo los consejos de este artículo, podrá optimizar su gestión de facturación, evitar problemas durante una auditoría fiscal y, así, concentrarse en el desarrollo de su actividad.